Większość firm ma stałych partnerów, z którymi współpracuje od lat. Często jednak pojawia się konieczność pozyskania nowego kontrahenta, a nie jest to proste, bo przecież na rynku działają dziesiątki firm o dużym doświadczeniu oraz atrakcyjnej ofercie. Dotyczy to szczególnie sektora public relations, na którym konkurencja jest bardzo duża. Przygotowaliśmy krótki poradnik, z którego dowiecie się, jak wybrać agencję PR do współpracy.
Określ cele i potrzeby twojej firmy
Zanim zaczniesz szukać agencji, zdefiniuj, czego dokładnie oczekujesz. Czy chcesz zbudować rozpoznawalność marki, wprowadzić nowy produkt, zadbać o PR korporacyjny, a może potrzebujesz kryzysowego wsparcia komunikacyjnego? Im precyzyjniej określisz swoje potrzeby, tym skuteczniej ocenisz, czy dana agencja je spełni.
Zastanów się również nad formą współpracy: czy potrzebujesz stałej obsługi, czy jednorazowej kampanii? To wpłynie na strukturę budżetu, zakres usług i oczekiwaną elastyczność ze strony agencji.
Szukaj agencji z doświadczeniem w twojej branży
Agencja, która zna realia twojej branży, szybciej zrozumie specyfikę rynku i wyzwania, z jakimi się mierzysz. Weryfikuj portfolio i sprawdzaj, czy agencja obsługiwała firmy podobne do twojej. Jeśli działasz w sektorze technologicznym, branży beauty czy FMCG, poszukaj dowodów skutecznych kampanii w tych obszarach.
Poproś o konkretne case studies, najlepiej z mierzalnymi efektami: wzrost zasięgu mediowego, liczba publikacji, efektywność eventów PR czy jakość relacji z mediami.
Sprawdź zakres usług i kompetencje zespołu
Nie wszystkie agencje oferują ten sam pakiet usług. Upewnij się, że wybrany partner PR zapewnia kompleksową obsługę: strategia, media relations, komunikacja kryzysowa, eventy, influencer marketing, zarządzanie reputacją online. Im szerszy zakres kompetencji, tym większa elastyczność działań.
Poproś o spotkanie z zespołem, który będzie obsługiwać twoją firmę. Oceń ich zaangażowanie, komunikatywność i zrozumienie twoich celów. Współpraca z ludźmi, którym faktycznie zależy, znacząco wpływa na skuteczność projektów.
Oceń styl pracy i dopasowanie kulturowe
Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, jak agencja prowadzi współpracę. Czy komunikacja jest regularna? Czy masz dostęp do bieżących raportów i efektów działań? Czy agencja pracuje proaktywnie i wychodzi z inicjatywą?
Znaczenie ma również dopasowanie kulturowe. Czy styl działania agencji współgra z twoim podejściem biznesowym? Czy odpowiada ci ich forma prezentacji pomysłów, tempo pracy, estetyka komunikacji? Spójność w tych obszarach to podstawa dobrej, długofalowej współpracy.
Porównaj modele rozliczeń i budżet
Różne agencje stosują odmienne modele wycen: abonamenty miesięczne, stawki godzinowe, rozliczenia projektowe. Upewnij się, co obejmuje dana oferta i jak rozliczane są dodatkowe aktywności. Pytaj o konkretne przykłady kosztorysów dla projektów podobnych do twojego.
Nie kieruj się wyłącznie ceną. Tańsza agencja z ograniczonym doświadczeniem często oznacza niższą jakość usług, a co za tym idzie, gorsze efekty. Kluczowa jest relacja wartości do ceny.
Zadbaj o transparentną umowę i zakres współpracy
Przed podpisaniem kontraktu poproś o dokładne określenie zakresu usług, KPI, terminów raportów i zasad komunikacji. Od razu musisz też ustalić zasady rozliczania ewentualnych nadgodzin, zmian w harmonogramie oraz inne kwestie, które mogą rodzić potencjalne problemy. Dobrze skonstruowana umowa to podstawa bezproblemowej współpracy. Chroni interesy obu stron i jasno wyznacza granice odpowiedzialności.
